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International Business Etiquette

Nell’ambito dell’internazionalizzazione, è fondamentale conoscere ed applicare le INTERNATIONAL BUSINESS ETIQUETTE: un insieme di regole comportamentali e di comunicazione, applicabili alla sfera delle relazioni commerciali con l’estero.

Questa sorta di ‘’protocollo’’ è molto utile per:

evitare incomprensioni e “passi falsi”, inconsapevoli, nel momento in cui si entra in contatto con una cultura diversa;

adottare una condotta culturalmente compatibile con valori, abitudini e stile di vita dell’interlocutore estero;

condurre una trattativa d’affari rispettando sia l’etica che la ‘’corporate culture’’, ossia, la cultura organizzativa;

trasferire i “significati” desiderati, affinché siano correttamente interpretati dal destinatario del messaggio che li riceve (e viceversa).

Fare business con Paesi culturalmente distanti dal proprio vuol dire tener conto che quello che ci appare sensato in un determinato frangente, potrebbe non esserlo per chi risiede in un altro Paese, che applica delle regole completamente differenti nelle medesime circostanze.

Pertanto, ogni nazione ha le sue convenzioni nel fare affari, in base ai vari contesti relazionali.

DRESS CODE (Business Attire)

Si consiglia di:

togliere i guanti prima di stringere la mano e presentarsi;

rimuovere gli occhiali da sole e/o il cappello mentre si fa ingresso in un ambiente chiuso;

per un uomo occidentale, indossare la cravatta negli incontri d’affari;

per una donna, sobrietà nel profumo, nei gioielli e nel make-up.

MEETING

Ogni incontro andrebbe fissato con un anticipo di almeno 2 settimane, strutturando e condividendo gli argomenti (i punti più importanti all’inizio), oggetto della riunione;

è opportuno chiedere e fornire l’elenco dei partecipanti ad una riunione, ossia, i nominativi e le relative funzioni, in modo tale che le persone di status equivalente siano presenti con pari livello e potere di interlocuzione; generalmente, i partecipanti rappresentano il commitment aziendale (profilo tecnico, commerciale, decisore);

soprattutto nei Paesi asiatici, defezioni o sostituzioni di ruoli/responsabili del progetto con persone senza la necessaria esperienza/prive di deleghe vengono interpretate come assenza di commitment; quindi, nel caso, sarebbe preferibile chiedere, con preavviso, di rinviare il meeting;

per cancellazioni last minute, è necessario, invece, avvisare per telefono e poi mandare una email di scuse, anticipando che si provvederà a riprogrammare l’appuntamento a stretto giro;

è buona regola inviare il company profile e/o puntuali informazioni preliminari, attinenti agli argomenti da discutere (dati e/o schede tecniche vengono sempre apprezzati);

non bisogna essere multi-tasking (ad esempio, guardare spesso il telefono/email, recuperare all’ultimo momento materiali e/o informazioni da cartelle o pc, ecc.);

attenersi ai tempi concordati per discutere degli argomenti;

attribuire compiti e scadenze precise; le conclusioni del meeting vanno sempre sintetizzate con un report (o minuta del meeting), da inviare entro un breve lasso di tempo dall’incontro (24-48h); ad esempio, tedeschi e americani redigono briefing per punti molto schematici e sintetici.

PRESENTAZIONI

Quando un capo presenta in riunione la propria squadra, è buona norma farlo con nome e cognome di ogni collaboratore, seguiti dal ruolo aziendale;

la stretta di mano è con la destra; che sia breve (circa 3-4 sec.) e ferma; laddove la mano non fosse offerta (ad esempio, alle donne in India, più raramente in Giappone o nei Paesi arabi), il saluto consisterà in un cenno del capo;

evitare di tenere l’altra mano in tasca;

restare seduti durante le presentazioni;

lo scambio di business cards (biglietti da visita) precede la discussione; in Cina e Giappone, il biglietto va consegnato porgendolo con entrambe le mani verso l’interlocutore (e viceversa); nel riceverlo, si legge con attenzione e si pone davanti a sé sul tavolo, per la durata dell’incontro, orientandolo verso il posto in cui è seduto l’interlocutore (quindi, non deve essere assolutamente infilato in tasca); se l’intenzione è quella di collaborare stabilmente con alcuni Paesi (ad esempio, Russia, Brasile, Paesi Arabi, Cina e Giappone), il biglietto da visita deve essere bilingue.

BUSINESS LUNCH

Su nostro invito, assicurarsi che:

i capi siedano di fronte e i collaboratori ai lati di ciascuno (placement);

il tavolo sia al riparo da rumori fastidiosi (musica, altri commensali, traffico in strada) e porte di ingresso o di servizio;

il centro-tavola non sia di intralcio al contatto visivo con l’interlocutore o alle pietanze;

cibi o bevande servite non contrastino con precetti culturali degli ospiti.

Se si è ospiti all’estero, invece:

è fondamenteale arrivare puntuali;

ringraziare all’inizio e al termine per l’invito ricevuto; un piccolo regalo è ammesso soltanto se non è impegnativo;

tener conto che l’alcool non è ammesso ovunque (ad esempio, nei Paesi musulmani, solo nei ristorante di hotel internazionali);

chiedere le posate se non si è abili con le bacchettine; quindi, mai usarle per infilzare;

la porzione aggiuntiva va rifiutata con cortesia, se non se ne sente l’esigenza;

è buona cortesia lasciare un po' di cibo nel piatto sia in Giappone che nei Paesi latini; al contrario, in Germania.

In sostanza, è fondamentale veicolare positivamente la propria immagine e reputazione nel mondo degli affari. Tale “galateo del business” ha semplicemente lo scopo di ottimizzare il potenziale professionale e umano, per garantire una certa credibilità all’azienda: non si tratta di un sistema rigido, ma di piccoli suggerimenti per migliorare le tue performance all’estero.