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COME PREDISPORRE UN UFFICIO EXPORT CHE FUNZIONA?

Che sia interno all'azienda o esterno (in outsourcing), l'ufficio export è essenziale nel processo di internazionalizzazione. Qualunque impresa non potrebbe farne a meno.

Azzardare ad approcciarsi ai mercati esteri, senza un ufficio export ben strutturato, potrebbe indurre all'insuccesso, a priori.

La progettazione, che comprende ricerche di mercato, business plan e studi di fattibilità, e le azioni concrete e coerenti con gli obiettivi aziendali, rappresentano le fondamenta su cui si basa ogni ufficio export. Esso è caratterizzato sostanzialmente da due figure professionali imprescindibili, con lo scopo di raggiungere i propositi prefissati:

• l'Export Manager (interno all'azienda) o Temporary Export Manager (in outsourcing);
• l'Addetto Commerciale Export.

Come riconoscere un Export Manager (o Temporary Export Manager)?

Si tratta di un profilo multitasking con un'esperienza alle spalle.

Un Export Manager possiede una miriade di competenze trasversali (SOFT SKILLS) che lo contraddistinguono: è dinamico, flessibile, proattivo, molto paziente, intuitivo, dannatamente curioso, versatile, empatico, mentalmente aperto, cosciente e rispettoso delle diversità culturali.

Non è una risorsa umana qualunque: gestisce sapientemente lo stress, gli imprevisti, i cambi di programmazione, gli slittamenti di scadenze; ha la capacità di diagnosi e decisione, anche nei contesti più turbolenti ed incerti; è incline al lavoro di gruppo (team working) ed ha una visione d'insieme, che gli permette di affrontare qualsiasi ostacolo.

Bisogna sempre tener presente che sono le attitudini personali a far leva in determinate circostanze, per reagire ad un'eventuale crisi, alla concorrenza, alla rapidità dei mutamenti.

Quali sono le sue competenze tecnico-specialistiche (HARD SKILLS)?

Un Export Manager deve inevitabilmente possedere le seguenti conoscenze:

• filiera commerciale (distributori, grossisti, agenti, procacciatori);
• negoziazione con soggetti di diverse culture ed esperienze manageriali; 

• comunicazione linguistica e interculturale; 

• basi di contrattualistica internazionale;
• elementi di marketing internazionale; 


• elementi di finanza e di logistica;

• sistemi di pagamento internazionali.

Quali sono le funzioni di un Export Manager?

Il termine ''manager'' deriva dal latino ''manus agere'', vale a dire, ''condurre per mano''. Al di là dell'aspetto puramente linguistico, un Export Manager è in grado di guidare l'impresa verso la giusta direzione. È una figura professionale completa, che racchiude in sé mille sfaccettature.

L'Export Manager ha una funzione manageriale a tutti gli effetti, svolgendo le seguenti mansioni:

• Scelta paesi - Oltre a monitorare e presidiare i mercati esteri, dove l'azienda è già presente, realizza strategie di ingresso in mercati nuovi da sviluppare; quindi, effettua uno screening, sulla base delle opportunità commerciali, identificando i paesi dove poter esportare un prodotto o servizio;
• Strategia commerciale pluriennale (Paese/Aree/Clienti/Canali distributivi) e politiche di vendita, che propone alla proprietà e alla direzione commerciale, dopo aver analizzato le specificità di ogni Paese ed il contesto economico;
• Operatività (Contratti, Fiere, Promozione);
• Coordinamento delle azioni dei singoli comparti aziendali (progettazione, marketing, produzione, logistica, magazzino);
• Check su ordini, richieste di resi o reclami - Controlla se gli ordini risultano in linea con le condizioni commerciali in vigore, considerando gli aspetti logistici e il rispetto dei pagamenti;
• Marketing Mix (4P/Formati/Etichettatura/Customizzazione) - Collabora con lo staff interno, in merito alla definizione dell'assortimento dei prodotti e delle relative attività promozionali (trade marketing);
• Comunicazione diretta con i partner esteri - Si interfaccia con i clienti potenziali ed acquisiti, attraverso la propria immagine, affidabilità, puntualità, capacità di comprendere velocemente le loro esigenze;
• Pianificazione/finanza - Data la vastità dei mercati esteri e del limite del budget aziendale, è fondamentale una pianificazione razionale, stilando un business plan, con lo scopo di non disperdere energie e risorse.

Chi è l'Addetto Commerciale Export?

Potrebbe essere definito come ''il braccio destro'' dell'Export Manager. Infatti, è il riferimento quotidiano per ogni richiesta dell'estero.

È importante che sia tempestivo nel gestire le richieste provenienti dai mercati esteri e le relative risposte. Deve necessariamente essere puntuale, rispettando le scadenze e fare da supporto all'Export Manager in trasferta. È capace di dialogare con tutte le funzioni aziendali (produzione, logistica, amministrazione, area tecnica).

Cosa fa un Addetto Commerciale Export nello specifico?

• Gestione day by day degli ordini di acquisto (P.O.) e dei rapporti con i clienti esteri;
• Corrispondenza per offerte di vendita;
• Monitoraggio dello stock dei prodotti a magazzino, verificando costantemente il ciclo dell'ordine;

• Verifica delle regolarità in relazione allo sdoganamento;

• Invio di cataloghi, immagini e campionature di prodotto, schede tecniche; 

• Risposta a richieste di informazioni da parte di potenziali clienti; 

• Dialogo con l'assistenza tecnica, sia per ricevere informazioni da inviare al cliente, che per eventuali adattamenti del prodotto in questione.


Consigli utili!

Spesso, le aziende si avvalgono di un profilo professionale già interno al proprio organico per affrontare il mercato globale. Di primo acchito, tale scelta sembrerebbe valida per velocizzare il processo di internazionalizzazione, contenendo i costi in termini di risorse umane. Tuttavia, per quanta capacità ed esperienza si possa avere, figure professionali junior o poliglotte non sono sufficienti a garantire una buona riuscita. Ad esempio, una risorsa umana che ha concluso i suoi studi in lingue, conoscerebbe la cultura, le tradizioni e la letteratura di alcuni paesi, ma non avrebbe le competenze necessarie, che invece contraddistinguono la figura di un Export Manager.

Quindi, è consigliato verificare che i requisiti della risorsa interna all'impresa siano validi per avanzare con le attività legate al processo di internazionalizzazione. Se così non fosse, bisognerebbe affidarsi ad un ufficio export in outsourcing, capitanato dalla figura professionale dell'Export Manager. Nel frattempo, è opportuno procedere con una formazione destinata alla risorsa dell'organico aziendale, che le permetterà di muoversi nel campo con più autonomia.

Non tralasciare alcun aspetto, né tantomeno sottovalutare i rischi, in cui l'impresa potrebbe incorrere, in caso di errori di valutazione. È necessario, sin dall'inizio, creare le giuste condizioni per un export che porti non solo profitto, ma anche crescita e stabilità a lungo termine.

È importante riconoscere il fatto che, all'estero, non valgono le stesse regole e modalità di business esistenti in Italia. Perciò, l'apertura al cambiamento e lo spirito di adattamento sono sempre opportuni.

"Ogni minuto speso ad organizzare è un'ora guadagnata"
Benjamin Franklin